Bespaarkansen

spaarvarken-1.468x268x1

De overgang naar een nieuw kantoor of werkruimte heeft veel impact. En gaat gepaard met hoge investeringen of kosten. Juist daarom kan er ook bespaard worden: op zowel kosten als tijd. Wij zetten vijf belangrijke bespaarkansen op een rij:

1. Maak een projectleider met ervaring vrij voor het project

Een verhuizing van een organisatie is een project met een grote mate van complexiteit. Er verandert zoveel, en er komt zoveel op de organisatie en haar medewerkers af, dat de druk groot wordt. Soms maken organisaties de fout om iemand eindverantwoordelijk te maken, bovenop het gewone werk. En met onvoldoende ervaring en ontwikkeling op projectmanagement. Een sterke projectmanager voorkomt faalkosten, zorgt voor een prettige voorbereiding en het strak aansturen van alle betrokken partijen. Zowel intern als extern. Mocht deze projectmanager niet in de eigen organisatie aanwezig zijn, dan zijn er mogelijk speciale verhuismanagers extern aan te trekken, voor wie een verhuizing het ‘dagelijks’ werk is.

2. Welke inventaris neemt u mee?

Het is de vraag of het verstandig is om het bestaande meubilair mee te nemen. Vaak zijn de bureaus nog gebaseerd op oude beeldschermen en op analoog werken. Nieuwe bureaus zijn geschikter voor Het Nieuwe Werken. En ook kasten zijn niet altijd meer nodig. Besef dat elke kast zich vanzelf weer vult. Dus als uw organisatie digitaal wil werken, zou het aantal kasten fors minder kunnen zijn. Kortom, vraag u af of de nieuwe inrichting nog past bij de nieuwe eisen aan werken.

3. Voorkom verplaatsing van ongeschoond archief

Het komt vaak voor dat dozen met archieven gevuld worden en op de nieuwe locatie worden neergezet, zonder dat het gebruikt wordt. En dus na jaren ongebruikt in de versnipperaar belandt. Organiseer daarom ruim voor de verhuizing zogenaamde opschoon-dagen. Maak het de medewerkers gemakkelijk om hun persoonlijke en afdelingsarchieven op te schonen. Wat weg kan, hoeft niet mee verhuisd te worden. Dat bespaart geld én ruimte!

4. Minimaliseer verstoringen

Het is belangrijk om bij een verhuizing te voorkomen dat de klanten en leveranciers van uw organisatie er last van hebben. Daarom kan het verstandig zijn om de verhuizing te plannen in de avond, nacht of juist in het weekend. Dit zorgt ook nog eens voor een gemakkelijke routing, aangezien de meeste medewerkers er niet zijn, of bedrijfsterreinen leeg zijn. Mogelijk zijn de verhuiskosten iets hoger, maar bespaart u intern veel meer. Overigens kan er mogelijk een deel (denk aan voorraden, archieven, etc) al tijdens kantooruren voorbereid en/of verhuisd worden.

5. Bereid de interne organisatie goed voor

Een kantoor- of projectverhuizing draait vooral om het optimaliseren van het proces. De verhuizers zijn tegelijk bezig om zoveel mogelijk inventaris in te pakken, klaar te zetten of rijdend te verplaatsen. Het is in feite een logistieke operatie, waar geen vertraging in mag optreden. De belangrijkste vertragende factor is onduidelijkheid rondom hetgeen er mee gaat, en waar het naartoe gaat. Zorg er dan ook voor dat er meerdere controle momenten ingebouwd zijn om te checken of de medewerkers hun persoonlijke zaken hebben ingepakt, of alle inventaris en dozen zijn gestickerd (met de bestemmingsruimte), of alle routes vrij zijn van obstakels, etc. Dit is de verantwoordelijkheid van de eigen organisatie en vergt in de praktijk onverwacht veel energie.