Total kiest De Haan

Total koos er voor de selectieprocedure klein te houden. 'Het waren allemaal goede gesprekken, maar met de mensen van De Haan had ik direct een klik. Ze lieten zien dat ze over de juiste professionaliteit beschikken. Ze konden ook relevante referenties overleggen en verzorgden een sterke, mooi op maat gesneden presentatie. Al met al meer dan voldoende redenen om de keuze op De Haan te laten vallen.'

Piek voorkomen

De Haan en Van der Zon, als projectleider van de verhuizing binnen Total, hielden vaak 'verhuisvergaderingen' waarin het gehele verhuisproces van A tot Z werd doorgelopen. 'We namen dan de status van de geplande activiteiten door. De verhuizing op 20 september vormde daarbij de leidraad, op 23 september moest iedereen op de nieuwe werkplek aan de slag kunnen.' Van der Zon vertelt dat De Haan met tal van praktische tips kwam. Zo werd bijvoorbeeld geadviseerd om geen onnodig personeel tijdens de verhuizing aanwezig te laten zijn, want dat zou het verhuisproces alleen maar verstoren. Het plan van De Haan om de verhuizing 24/7 te organiseren, waarbij verhuisploegen elkaar zouden aflossen, haalde het uiteindelijk niet. Van der Zon: 'Dat idee zag ik niet zitten. Om vervolgens toch her en der tijd te winnen, raadde De Haan aan te inventariseren welke medewerkers in de verhuisperiode vrij zouden zijn. Die werkplekken konden dan al eerder worden verhuisd. Daarnaast hebben we het archief al eerder verhuisd, ook weer om een piek op de uiteindelijke verhuisdag zoveel mogelijk te voorkomen.'

Goed communiceren

De echte drukte begon op de donderdagavond voor het bewuste verhuisweekend. 'De stekker ging er toen definitief uit', vertelt Van der Zon. 'Alle telefoons, computers en servers werden afgesloten om vervolgens te worden verhuisd. Daarbij werden de servers, nadat ze voldoende waren afgekoeld, in speciale containers geplaatst. De Haan beschikt wat dat betreft over mooi materieel dat uitstekend van pas kwam bij onze verhuizing.' Doordat Van der Zon, mede op advies van De Haan, stevig had ingezet op de communicatie richting de medewerkers, onder meer via nieuwsflitsen op het intranet, wist een ieder wat er van hem of haar werd verwacht. Van der Zon noemt als voorbeeld het stickerplan. 'We hadden een uitgebreide van-naar-lijst, wat ook wel nodig was, aangezien we in het nieuwe kantoor gingen werken met kantoortuinen en lang niet iedereen zijn eigen bureau en stoel terugkreeg. Door alles goed te communiceren en organiseren, ook naar onze medewerkers, is dat allemaal goed verlopen.'

Sneller dan voorzien

Vooral de vrijdag was een lange dag, zo blikt Van der Zon terug. Zaterdags waren de verhuisteams, met onder meer vaste vertegenwoordigers van Total en De Haan op de oude en nieuwe locatie om de communicatie strak te houden, bijtijds klaar. 'Uiteindelijk is het toch nog supersnel gegaan. Om in olietermen te spreken: het liep gesmeerd. Er was geen tegenslag en de verhuizing was zelfs sneller dan voorzien voor elkaar.' Van der Zon vertelt dat iedereen binnen Total complimenteus is over de afgelopen verhuizing. 'Ik heb eigenlijk geen klacht ontvangen, iedereen kijkt met volle tevredenheid terug op het project. Als we in de toekomst weer eens gaan verhuizen, is de kans dan ook groot dat we weer kiezen voor De Haan.'

Over Total

Het nieuwe hoofdkantoor van Total aan de Bezuidenhoutseweg in Den Haag bestrijkt een oppervlakte van 3.625 m2. Er zijn circa 160 werkplekken. In Nederland bestaat de Total Groep uit meer dan tien bedrijven die bij elkaar ruim 2.500 medewerkers in dienst hebben. Zij houden zich bezig met de exploratie en productie van aardgas, de raffinage van ruwe olie, de verkoop van olieproducten en chemie.