Tips rondom uw projectverhuizing

Kantoorverhuizing

Er zijn veel partijen betrokken bij een bedrijfsverhuizing. Het is daarom verstandig om deze op tijd te informeren. Denk hierbij aan: het management, OR, CWI, vakbonden en natuurlijk de werknemers.

 Projectplan

Maak een projectplan waarin alle afspraken, voorzieningen en coördinatoren worden vastgelegd. Het daadwerkelijke verhuisdraaiboek is een ander document. Het projectplan van de verhuizing omvat alle relevante informatie en verantwoordelijkheden van het projectteam.

Het projectteam kan het beste bestaan uit vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Denk hierbij aan facility management, Finance, marketing, HR en de technische dienst. De voorzitter van het team moet zich met name focussen op de processen. Minder op de inhoud.

De werkzaamheden van het projectteam bestaan uit o.a. uit de volgende zaken:

  • informatie inwinnen en verzamelen;
  • opvragen en vergelijken van offertes van betrokken 3den, zoals energieleveranciers, vastgoedspecialisten, projectbureaus, verhuurder, leveranciers van kantoorartikelen, etc.;
  • onderhandelingen voeren inzake voorwaarden en contracten;
  • communiceren inzake de verhuizing;
  • bestemmingsplan opvragen van de ‘short list’;
  • directie informeren over de voortgang.

Het projectteam rapporteert aan de directie, waarvan het kaders krijgt, zoals:

  • inventarisatie bestaande kantoorruimte, apparatuur en medewerkers;
  • soort ruimte dat past bij het bedrijf;
  • opgave per afdeling van de benodigde ruimte komende jaren (15 m2 kantoorruimte per persoon, afhankelijk van de branche);
  • document met de minimale eisen en ‘nice to have’ van het nieuwe kantoor opstellen;
  • vestigingsgebieden aangeven, met een lijst van mogelijke locaties;
  • speciale voorzieningen zoals bijv. beveiliging, opslag of ligging;
  • verhuisbudget versus budget voor aanschaf van nieuw meubilair;
  • verhuisdraaiboek vaststellen.

 Verhuisbudget

Om te bepalen wat een realistisch budget is, kan het verhuisbedrijf benaderd worden voor een vrijblijvende budgetindicatie. Het verhuisbedrijf moet daarbij worden geïnformeerd over wat en wanneer verhuist moet worden.

 Communicatie

Communicatie betreft zowel de interne als de externe communicatie. Een verhuizing heeft meestal impact op de reistijd van de medewerkers. Dan is het belangrijk te inventariseren wat de bezwaren zijn en wie er wel en niet mee gaan kunnen. Er zal een regeling moeten zijn voor de medewerkers die niet mee verhuizen. Mocht een groot aantal medewerkers niet meeverhuizen, dan zal nieuw personeel moeten worden aangetrokken. Als bekend is wie er allemaal meegaan, is het belangrijk te zorgen voor periodieke updates over al het reilen en zeilen wat betreft de verhuizing. Dit kan bijvoorbeeld via een nieuwsbrief of een aparte site. Zorg ook dat de medewerkers een contactpersoon hebben waar zij met al hun ideeën, vragen en opmerkingen terecht kunnen.

De communicatie met alle belanghebbenden omvat vaak veel partijen, die tijdig op de hoogte gebracht moeten worden. In de Checklist kantoorverhuizingen zijn de belangrijkste opgenomen.

 ICT

Voordat de daadwerkelijke verhuizing plaatsvindt, zal het nieuwe kantoor helemaal klaar moeten zijn voor gebruik. Hierbij is ICT en TELECOM cruciaal. De elektra moet grondig zijn getest door eigen en/of extern personeel, inclusief de telefoonlijnen en (draadloos) internet. De gehele ICT voorziening moet klaar zijn voor gebruik en uitvoerig worden getest voor een soepele overgang. Dit is in de praktijk vaak een uitdaging omdat de eigen ICT afdeling door de verhuizing al extra belast wordt.

 Verhuisdraaiboek

Het is gebruikelijk dat een ervaren projectverhuizer het concept draaiboek voor de verhuizing opmaakt. Dit komt tot stand op basis van:

  • Eisen en wensen van de organisatie
  • Mogelijkheden en processen bij het verhuisbedrijf
  • Interne processen en randvoorwaarden van de interne organisatie

Het uiteindelijke draaiboek geeft houvast aan alle betrokkenen bij het verhuisproces. Het opstellen gebeurt meestal 4 tot 6 weken voorafgaand aan de verhuizing.

Bovenstaande tips helpen u op weg om uw bedrijfsverhuizing vlot te laten verlopen. En de kans op fouten, faalkosten en vertragingen  te beperken.