Tips rondom uw projectverhuizing

Er zijn veel partijen betrokken bij een bedrijfsverhuizing. Denk hierbij aan het management, de ondernemingsraad, de werknemers en de vakbonden. Het is verstandig om ze op tijd te informeren.

Projectplan

Maak een projectplan waarin alle afspraken, voorzieningen en coördinatoren worden vastgelegd. Het daadwerkelijke verhuisdraaiboek is een ander document. Het projectplan van de verhuizing omvat alle relevante informatie en verantwoordelijkheden van het projectteam.

Het projectteam kan het beste bestaan uit vertegenwoordigers van verschillende afdelingen. Denk hierbij aan facility management, finance, marketing, HR en de technische dienst. De voorzitter van het team moet zich met name focussen op de processen. Minder op de inhoud.

De werkzaamheden van het projectteam bestaan uit o.a. uit de volgende zaken:

• informatie inwinnen en verzamelen;
• opvragen en vergelijken van offertes van betrokken derden, zoals energieleveranciers, vastgoedspecialisten, projectbureaus, verhuurder, leveranciers van kantoorartikelen, etc.;
• onderhandelingen voeren inzake voorwaarden en contracten;
• communiceren inzake de verhuizing;
• bestemmingsplan opvragen van de ‘short list’;
• directie informeren over de voortgang.

Het projectteam rapporteert aan de directie, waarvan het kaders krijgt, zoals:

• inventarisatie bestaande kantoorruimte, apparatuur en medewerkers;
• soort ruimte dat past bij het bedrijf;
• opgave per afdeling van de benodigde ruimte komende jaren (15 m2 kantoorruimte per persoon, afhankelijk van de branche);
• document met de minimale eisen en ‘nice to have’ van het nieuwe kantoor opstellen;
• vestigingsgebieden aangeven, met een lijst van mogelijke locaties;
• speciale voorzieningen zoals bijv. beveiliging, opslag of ligging;
• verhuisbudget versus budget voor aanschaf van nieuw meubilair;
• verhuisdraaiboek vaststellen.

Verhuisbudget

Om te bepalen wat een realistisch budget is, kan het verhuisbedrijf benaderd worden voor een vrijblijvende budgetindicatie. Het verhuisbedrijf moet daarbij worden geïnformeerd over welke spullen op welke termijn verhuisd moeten worden.

Communicatie

Een zakelijke verhuizing moet intern en extern worden gecommuniceerd. Een verhuizing heeft meestal impact op de reistijd van de medewerkers. Inventariseer op tijd wat de bezwaren zijn van de medewerkers en wie er wel en niet meegaan naar de nieuwe locatie. Er zal een regeling moeten zijn voor de medewerkers die niet mee verhuizen. Eventueel moet nieuw personeel worden aangetrokken.
Zorg voor periodieke updates over al het reilen en zeilen wat betreft de bedrijfsverhuizing. Dit kan bijvoorbeeld via een nieuwsbrief, het intranet of een aparte website. Zorg ook dat de medewerkers een contactpersoon hebben waar zij met al hun ideeën, vragen en opmerkingen terechtkunnen.

Ook extern moet het nodige gecommuniceerd worden over de verhuizing. In deze checklist voor kantoor- en bedrijfsverhuizingen zijn de belangrijkste partijen en actiepunten opgenomen:

DOWNLOAD GRATIS E-BOOK: CHECKLIST 100 PUNTEN BEDRIJFSVERHUIZING

ICT

Voordat de daadwerkelijke verhuizing plaatsvindt, zal het nieuwe kantoor helemaal klaar moeten zijn voor gebruik. De gehele ICT voorziening moet klaar zijn voor gebruik en uitvoerig worden getest voor een soepele overgang. Dit is in de praktijk vaak een uitdaging omdat de eigen ICT afdeling door de verhuizing al extra belast wordt. Kunt u wel wat hulp gebruiken op dat gebied of wilt u uw eigen ICT afdeling ontlasten bij de op hand zijnde bedrijfsverhuizing? De Haan Projectverhuizingen helpt graag! 

Verhuisdraaiboek

Het is gebruikelijk dat een ervaren projectverhuizer het concept draaiboek voor de verhuizing opmaakt. Dit komt tot stand op basis van:

• eisen en wensen van de organisatie;
• mogelijkheden en processen bij het verhuisbedrijf;
• interne processen en randvoorwaarden van de interne organisatie.

Het uiteindelijke draaiboek geeft houvast aan alle betrokkenen bij het verhuisproces. Het opstellen gebeurt meestal 4 tot 6 weken voorafgaand aan de verhuizing.

Bovenstaande tips helpen u op weg om uw bedrijfsverhuizing vlot te laten verlopen en de kans op fouten, faalkosten en vertragingen te beperken.