Onderwijsinstelling verhuizen?

De verhuizing van een onderwijsinstelling moet vaak in de vakantieperiode gebeuren. Voor leerkrachten, studenten en leerlingen is het belangrijk om zo min mogelijk hinder te ondervinden van een verhuizing. Het onderwijs moet tenslotte doorgaan. Maar wat nu als u vanuit uw onderwijsinstelling verantwoordelijk bent voor coördinatie van de verhuizing? Hoe leidt u een project op deze schaal in goede banen?

Cent den Haan, directeur van de Prins Florisschool in Papendrecht – een school met verschillende locaties - heeft inmiddels diverse verhuizingen achter de rug. Het meubilair en de leermiddelen van groepen leerlingen moesten in een kort tijdsbestek verplaatst worden. ‘Vooraf maakte ik me vooral zorgen of we alles in het korte tijdsbestek van een dag per keer zouden gaan redden,’ blikt Cent den Haan terug. Hij doet uit de doeken hoe hij zijn verhuizing zo goed mogelijk organiseerde en geeft vijf tips voor een schoolverhuizing zonder stress.

Tips van een basisschooldirecteur voor een zorgeloze school verhuizing

• Kies een verhuisbedrijf op basis van goede ervaringen en een goede prijs-kwaliteitverhouding.
• Maak een goede planning (eventueel in samenwerking met de projectmanager van De Haan). Dan komt het goed, zo is mijn ervaring.
• Zorg voor passend verhuismateriaal. Er is zoveel meer mogelijk buiten verhuisdozen. In ons geval waren de meterbakken heel handig. Deze bakken hebben een geschikt formaat om onderwijsmateriaal te verhuizen.
• Vraag flexibiliteit van de mensen. Zowel het eigen personeel als de verhuizers, waren heel meewerkend. Je vergeet namelijk altijd iets op de dag zelf. Als ik iets vergeten was door te geven, werd het op de dag van de verhuizing toch geregeld. De sfeer was daardoor heel goed.
• Hanteer geen 9-tot-5 mentaliteit. Flexibiliteit in tijd was fijn om te ervaren. Bepaalde verhuizingen moesten echt op een dag geregeld worden anders zou dit betekenen dat de leerlingen de volgende dag geen les konden krijgen. Men ging door totdat alles klaar was en dat duurde tot 19.00 uur ’s avonds, zonder verborgen kosten.

Verhuizen met een vertrouwde partij

Als locaties verbouwd worden, kan het zo zijn dat groepen leerlingen meerdere keren per jaar verhuisd moeten worden. Of een onderwijsinstelling bestaat uit diverse locaties, waardoor u als coördinator vaker een verhuizing moet organiseren. Wanneer uw onderwijsinstelling regelmatig verhuist, is het prettig om met een vertrouwde partij te werken.

Cent den Haan heeft in een jaar tijd vier grootschalige verhuizingen gehad. Hij vertelt: ‘Er werden bij ons twee locaties verbouwd. Dit betekende voor ons een verhuizing van in totaal 11 groepen en dat twee keer in het jaar. Een andere school binnen onze scholengemeenschap verhuisde tegelijktijdig zes groepen. Al met al een flinke operatie. De totale interieurs van de twee schoolgebouwen moesten in korte periode verhuisd worden. Daarom ging aan de verhuizing een grondige planning vooraf. Samen met een projectleider van De Haan Projectverhuizingen maakte ik die planning. Deze ervaring hebben we meegenomen in de volgende verhuizingen. Zo heb ik in een jaar tijd heb ik vier grootschalige verhuizingen gecoördineerd, die gestroomlijnd verliepen.’

Geen verhuisstress door een duidelijke planning

‘Wat vooral opviel was dat er niemand van mijn team gestrest rondliep. Iets waar ik wel voor vreesde. Maar door de planning die vooraf gemaakt werd, liep alles als een geoliede machine,’ gaat Cent den Haan verder. ‘In het grootste aantal gevallen hebben collega’s zelf de materialen ingepakt. De overige ruimtes zijn door de inpakkers van De Haan Projectverhuizingen gepakt. De collega’s hebben allemaal hun eigen meubilair en materiaal met speciale gekleurde stickers beplakt. Zo kregen we efficiënt de spullen op de juiste etage en locatie.’

Cent den Haan besluit: ‘ Ik kijk met heel veel tevredenheid op de verhuizing terug. Er is eigenlijk niets dat ik anders aangepakt zou hebben.’

Goed voorbereid uw schoolverhuizing in

Bent u voor uw onderwijsinstelling verantwoordelijk voor de verhuizing van de school? Onze ervaren specialisten bespreken graag uw wensen en voorwaarden. Door onze rijke ervaring in schoolverhuizingen, kunnen we u op maat adviseren.

DOWNLOAD CASESTUDY PRINS FLORISSCHOOL PAPENDRECHT